Precisa aumentar a produtividade da empresa? Veja como!

Nos tempos atuais, com a concorrência cada vez mais acirrada no mercado, a alta produtividade aliada à alta qualidade não é mais um diferencial, mas sim uma necessidade para manter uma empresa competitiva.

Muitos empreendedores se veem pressionados a aumentar a produtividade, mas não sabem como fazer isso sem diminuir a qualidade ou desgastar os colaboradores.

A verdade é que cada caso é um caso, mas existem maneiras simples e eficazes para realizar essa tarefa, e é sobre isso que iremos tratar neste artigo. Acompanhe!

O que é produtividade

Produtividade é a relação entre a produção e os fatores de produção utilizados, sendo a produção relativa à quantidade de bens produzidos e os fatores de produção as pessoas, máquinas, materiais etc.

Quanto maior essa relação, mais alta é a produtividade. Em termos mais simples, a produtividade é fazer mais com menos. Quanto mais se produz com o menor número de recursos, maior é a produtividade.

Como mensurar a produtividade da equipe

Existem inúmeros indicadores de desempenho relacionados à produtividade, e cada empresa precisa avaliar quais são os seus indicadores-chave, também chamados de KPIs (Key Performance Indicators), para analisá-los regularmente. Alguns dos mais utilizados são:

Qualidade

Para mensurar a produtividade, é necessário verificar a qualidade dos produtos e serviços –   se uma empresa realiza entregas, é preciso que ela defina um padrão de qualidade, como, por exemplo: 90% das entregas precisam estar dentro do prazo.

Capacidade

Nesse mesmo caso de uma empresa de entregas, a capacidade seria a quantidade destas realizadas em um determinado período.

Lucratividade

A finalidade de aumentar a produtividade é obter mais lucros, correto? Assim, é preciso mensurar o lucro da empresa e verificar se ele realmente está aumentando.

Turnover

Quanto maior o turnover, ou seja, a entrada e saída de colaboradores da empresa, menor é a produtividade. Assim, esse quesito também precisa ser mensurado (e ajustado).

Contatos para vendas

A área de vendas também precisa estar focada na produtividade. Assim, quanto maior for o número de contatos para vendas realizados pelos vendedores (com leads preparados para isso), melhor será a produtividade da área.

Quando é a hora de aumentar a produtividade

Verdade seja dita: aumentar a produtividade deve ser uma meta constante nas empresas.

Claro que, principalmente quando o lucro da empresa está estagnado ou em declínio, está mais do que na hora de pensar no aumento da produtividade, mas a melhoria dos indicadores relacionados a esse quesito deve estar sempre vislumbrada no planejamento estratégico.

Acredite, há sempre ações que ainda podem ser realizadas para aumentar a produtividade (você conhecerá algumas no próximo tópico).

Como aumentar a produtividade

Como já abordamos no início deste artigo, cada empresa possui suas particularidades e cada uma terá que implementar diferentes ações para aumentar a produtividade. No entanto, algumas ações mais generalizadas servem para todos os segmentos, como as que destacamos a seguir:

Estabelecer metas e indicadores

Para saber se a produtividade de uma empresa está aumentando, é preciso conhecer a produtividade passada, comparar à situação presente e planejar uma situação futura. Ou seja, é preciso ter o controle sobre os dados e informações de produtividade da empresa. Um bom planejamento estratégico é, portanto, necessário.

Comunicar metas e objetivos

Todos os colaboradores da empresa precisam estar alinhados às suas metas e objetivos. Eles precisam entender porque a empresa quer chegar a um patamar mais acima e quais serão os benefícios que eles obterão com isso (aumento de salário, estabilidade, flexibilidade etc.). Além disso, cada colaborador precisa ter metas individuais e em equipe para que elas sejam conquistadas e renovadas.

Disponibilizar ferramentas colaborativas

Com a tecnologia cada vez mais a favor da produtividade, é preciso aliar-se a ela para conquistar os objetivos da empresa. Sistemas de gestão, aplicativos de colaboração e inclusive próprios para o aumento da produtividade estão disponíveis para as empresas. É preciso incluí-los nas operações.

Reduzir tarefas desnecessárias

É preciso simplificar processos, reduzindo a burocracia. Isso significa reduzir o número de relatórios, retrabalhos e inclusive reuniões. O tempo de cada colaborador precisa ser otimizado para que ele consiga produzir mais e melhor.

Realizar reuniões regulares

O número de reuniões deve ser diminuído, para não sobrecarregar os colaboradores, mas é necessária pelo menos uma reunião mensal, rápida, apenas para acertar as metas e estratégias, além de compartilhar indicadores e receber o feedback do andamento das atividades dos colaboradores e equipes.

Implementar programas de pagamento por produtividade

Quando o colaborador é recompensado em dinheiro por atingir ou ultrapassar uma meta, sua motivação ganha mais força. Assim, é preciso pensar em implantar esse tipo de benefício nas empresas para aumentar a produtividade.