Como fazer um processo de admissão de colaboradores sem erros

Por Redação Onze

Contratar colaboradores novos pode ser um desafio tanto para empresas estabelecidas quanto para as que estão começando. Todo o processo de admissão pode ser burocrático, complicado e cheio de armadilhas, não é?

Estruturar o departamento de Recursos Humanos e adotar as melhores ferramentas é a saída para que a admissão de novos colaboradores seja feita sem nenhum erro ou problema. Vamos ver como?

O que é admissão?

A admissão é o momento em que o contrato de trabalho é formalizado entre o empregador e o contratado. É ela que marca o início real do período de trabalho daquela pessoa dentro da empresa, mas também envolve mais do que isso.

O processo de admissão se inicia com a abertura de uma vaga e só termina quando o novo contratado está integrado à equipe. Todo esse percurso pode ser dividido em:

Recrutamento e seleção;
Aprovação;
Verificação de documentos;
Exame admissional;
Registro;
Integração à equipe (onboarding);

Há algumas possibilidades diferentes de regime de contratação para a admissão de um novo colaborador, cada uma com suas especificidades:

Contrato de experiência

Muitas empresas firmam um contrato de experiência antes de efetivar um colaborador, antes da admissão plena. Essa fase de experiência geralmente dura 45 dias e não pode ultrapassar 90 dias. Depois dela, o colaborador pode ser contratado integralmente ou dispensado.

Contrato por tempo indeterminado

É o tipo de contrato mais comum no momento da admissão e estabelece um vínculo empregatício sem data para acabar. Ou seja, o colaborador trabalhará na empresa até que seja demitido ou peça demissão.

O contrato por tempo indeterminado deve seguir o que está determinado nas leis trabalhistas brasileiras quanto aos direitos (13º, férias, salário, previdência social, benefícios) e deveres do contratado e também da empresa.

Contrato temporário

O regime de contrato temporário é utilizado quando a empresa precisa admitir um colaborador para uma função por um tempo determinado, com data para acabar. O trabalho temporário é regulado pelo Decreto 10.060 e a duração desse contrato não pode ser superior a 180 dias.

Outras alternativas de contrato

As empresas ainda podem contratar estagiários, menores aprendizes, prestadores de serviços (freelancers). Cada tipo de contrato tem suas particularidades, que precisam ser levadas em conta pelo departamento de RH.

Cuidados que o RH deve ter durante o processo de admissão

Todo processo de admissão deve ser pensado para atender aos interesses da empresa da forma mais simples e adequada, garantindo o sucesso do que costuma ser um longo percurso.

É preciso que o RH atue de forma estratégica desde a abertura de vagas até a seleção dos novos contratados para evitar perda de tempo e dinheiro para a empresa.

Afinal, ninguém quer que o novo colaborador peça demissão para logo em seguida ter que iniciar todo um novo processo de recrutamento e seleção, não é mesmo? Dispensar um colaborador pode sair caro, com um alto custo demissão.

Durante a etapa de recrutamento e seleção, o RH pode usar ferramentas tecnológicas para selecionar os critérios que mais importam, como plataformas conhecidas de seleção de colaboradores e cadastro de currículos.

No processo de entrevistas, é interessante aplicar testes de personalidade e liderança para analisar se o candidato combina com a empresa e com a vaga de trabalho.

Já na etapa burocrática, que envolve o recolhimento de documentos e o registro na Carteira de Trabalho, as empresas podem usar sistemas de gestão integrada para gerenciar todas as exigências legais e manter os dados atualizados, sem perder nenhum detalhe.

Observando as exigências legais

É importante que todo o processo de admissão esteja de acordo com a lei. Para isso, é preciso:

Oferecer um salário que esteja no piso da categoria (ou seja superior);
Cumprir os limites estabelecidos para a jornada de trabalho;
Garantir os benefícios e obrigações previstos por lei (férias, 13º salário, previdência social, etc.);
Oferecer instalações e equipamentos necessários para a realização do trabalho;
Recolher todos os documentos necessários;
Registrar corretamente o colaborador;
Redigir um bom contrato de trabalho, dentro do previsto por lei.

Documentação necessária para a admissão de um colaborador

Entre os documentos exigidos para realizar o processo de admissão estão:

Foto para registro (geralmente 3×4 ou eletrônica tirada no próprio RH);
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
Identidade e CPF;
PIS/PASEP
Comprovante de residência;
Título de eleitor.

Prazo ideal para um bom processo de admissão

O processo de admissão costuma durar de 8 a 12 semanas entre seleção, recrutamento, entrevistas, exames admissionais, assinatura do contrato e efetivação. Um processo de admissão muito longo ou muito curto é também um problema para a empresa.

Selecionar alguém de forma muito rápida representa o risco de contratar alguém que não se enquadra na vaga. Demorar demais sobrecarrega as equipes com a falta daquele colaborador, fazendo com que os outros tenham que absorver trabalhos que não eram seus.

A Reforma Trabalhista mudou algo no processo de admissão?

A Reforma Trabalhista trouxe algumas novas possibilidades na admissão de colaboradores. A maioria das mudanças foi estabelecida pela Lei 13.467. Entre as novidades estão:

Possibilidade de contratação de terceiros para atividades específicas;
Contrato por produtividade;
Regularização do trabalho intermitente;
Contratação de colaborador em regime de trabalho autônomo;
Possibilidade de contrato em regime parcial (30 horas semanais, sem horas extra ou 26 horas semanais com 6 horas extra por semana).

Como a tecnologia pode ajudar o RH a melhorar o processo de admissão

Existem várias ferramentas capazes de auxiliar o RH a fazer um processo de admissão mais eficiente. O uso de Inteligência Artificial e da gestão de dados por meio de ferramentas de RH Analytics permite ao RH trabalhar com dados mais confiáveis e detalhados, melhorando a gestão de pessoas e tornando o processo mais assertivo.

De acordo com o relatório da Gartner que aponta as seis maiores tendências de tecnologia para RH, nos próximos 10 anos as ferramentas de análise de mercado interno ajudarão a selecionar candidatos para trabalhos temporários sem nem mesmo precisar de recrutadores, apenas de algoritmos.

As Worker Engagement Platforms (WEPs) também são ferramentas para se manter no radar, pois ajudam a monitorar e acompanhar a motivação dos colaboradores, garantindo que a equipe se mantenha feliz e diminuindo o risco de demissões inesperadas.

As tecnologias de Aquisição de talentos ATS (Application Tracking System) gerenciam todo o processo de seleção, com ferramentas de recrutamento e seleção digitais, auxiliando a fazer o onboarding.

Por fim, a aplicação de Machine Learning na gestão de RH deve se tornar cada vez mais frequente nos próximos 10 anos, identificando onde os processos podem ser melhorados e analisando dados da equipe e potenciais contratados por meio da Inteligência Artificial.

Continue acompanhando os conteúdos da Onze para descobrir novas formas de otimizar os processos de RH da sua empresa.