Como calcular horas de trabalho dos seus colaboradores

No dia a dia empresarial, problemas como a sobrecarga de trabalho e o absenteísmo afetam o número de horas trabalhadas e, consequentemente, o valor da folha de pagamento dos colaboradores.

Por isso, é importante que o departamento de RH mantenha o controle das horas de cada colaborador, para que todos sejam remunerados adequadamente e para que situações de excesso de atividades ou necessidade de contratações sejam identificadas mais rapidamente.

Neste texto, você vai entender como calcular horas trabalhadas, como funciona o pagamento do banco de horas. Além de saber como a tecnologia pode ajudar os departamentos de Recursos Humanos a fazer esses cálculos.

Por que o RH deve se atentar ao cálculo de horas dos seus colaboradores?

Entre as diversas atribuições do RH, está o controle das horas trabalhadas e das horas de ausência. No caso de uma jornada de trabalho de oito horas, deve-se levar em consideração o horário de almoço, intervalos e eventuais atrasos e horas extras. Essas informações são importantes para determinar o valor final do pagamento do colaborador, somando as horas extras e subtraindo os atrasos ou faltas.

O cálculo do valor da hora é feito de forma bastante simples: toma-se o valor total do salário do colaborador e divide-se pela carga horária total (em uma jornada de 44 horas semanais, são 220 horas de trabalho). O resultado obtido é o valor por hora de trabalho, que deve ser multiplicado pelo número de horas trabalhadas.

E as horas extras?

As horas extras – período de trabalho que excede a jornada diária – estão previstas na Legislação Trabalhista e devem ser remuneradas em ao menos 50% superior ao valor da hora normal.

Para fazer o cálculo do valor das horas extras, usa-se como base o valor da hora normal do colaborador, que é aumentada em 50%. Por exemplo, se a hora de um colaborador vale R$ 9,00, o cálculo seria: 9 + 50% (4,50) = 13,50. E, se ele trabalhou seis horas extras no mês, a conta para determinar o acréscimo salarial seria 6 x 13,50, totalizando R$ 81,00.

No caso de horas extras no turno da noite, que compreende o trabalho entre as 22h e 5h, o adicional é de 20% em relação ao valor da hora extra diurna. Por exemplo, se a hora extra diurna é de R$ 13,50, a hora noturna vale R$ 16,20. Por isso, é importante fazer o cálculo das horas extras antes de contabilizar as horas da jornada diária.

Já quando as horas extras forem cumpridas em finais de semana ou feriados – dias de descanso –, o colaborador tem direito a receber um adicional de 100% no valor da hora, ou seja, duas vezes o total. Usando o exemplo acima, a hora extra em fins de semana ou feriados é de R$ 18,00.

Essas horas também podem ir para o banco de horas, sistema no qual a compensação pelo período trabalhado além da jornada normal não é financeiro, e sim em tempo de descanso.

Banco de horas: como calcular?

Também previsto na legislação, o banco de horas permite que o colaborador acumule horas extras de trabalho – sem ultrapassar o limite de duas por dia. Nas empresas que adotam esse sistema, cada hora trabalhada além do previsto é contabilizada como “saldo positivo” para o colaborador.

A compensação das horas pode ser aberta, quando o colaborador não tem dia determinado para tirar a folga, ou fechada, quando há um acordo prévio sobre a data em que as horas serão descontadas. No entanto, elas devem ser compensadas em um prazo de no máximo seis meses ou um ano, a depender do acordo coletivo.

Como a tecnologia pode auxiliar o RH a calcular horas

Fazer todas essas contas à mão não é uma tarefa muito simples e, além de demorar, está sujeita a erros. Por isso, ferramentas como planilhas e softwares digitais contribuem para facilitar o trabalho do RH, calculando automaticamente as horas trabalhadas de cada colaborador.

O sistema de ponto online é recomendado para reduzir as chances de erros e para agilizar o fechamento da folha de pagamento. A gestão das horas é computada em tempo real, e os colaboradores são responsáveis por preencher seus horários de entrada, saída e intervalos.

Outra maneira de fazer esse controle é por meio de planilhas em softwares como o Excel ou o Google Sheets. Esses programas permitem a inserção de fórmulas matemáticas que calculam automaticamente as horas trabalhadas, mas, como a inserção é manual, são mais passíveis de erros do que sistemas automatizados.

Existem também calculadoras online em que o responsável pelo cálculo insere os horários de entrada e saída, o salário base e outras informações para ter o resultado do valor final. No entanto, é mais interessante utilizá-las para a conferência dos valores.

Para saber mais sobre como contabilizar horas trabalhadas, fique atento aos conteúdos do blog da Onze.