Gestão eletrônica de documentos: como beneficia a empresa?
Entre as muitas facilidades que a tecnologia trouxe para os ambientes corporativos, a gestão eletrônica de documentos tem um lugar de destaque. O ponto central dessa ferramenta é a possibilidade de acessar, assinar e até arquivar documentos importantes de qualquer lugar, inclusive da sua própria casa.
Se a sua dúvida é sobre o funcionamento do processo, como ele é operacionalizado e quais são as implicações legais, não deixe de seguir na leitura deste artigo até o fim. Preparamos um guia completo sobre o tema. Acompanhe!
O que é gestão eletrônica de documentos?
A gestão eletrônica de documentos (GED) reúne um conjunto de tecnologias responsáveis por permitir que arquivos sejam gerados, arquivados, enviados, compartilhados e localizados em meio digital.
É uma estratégia que moderniza o modo como manipulamos documentos, substituindo o tradicional e oneroso papel por sistemas em nuvem. O resultado é, além de armários com muito mais espaço, mais fluidez nos processos e menos tempo gasto com burocracias.
Funções da gestão eletrônica de documentos
Não importa se estamos falando de planilhas, expedientes fiscais e contábeis, recibos, contratos ou mesmo relatórios: o objetivo central é permitir que as informações estejam disponíveis às pessoas certas, seja qual for o local ou o horário.
A seguir, confira algumas das principais funções relacionadas à gestão eletrônica de documentos.
Gerenciamento de documentos
Todo o ciclo de vida de um documento pode ser gerenciado a partir da GED, desde a sua criação até a revisão, indexação e o descarte. Isso inclui funcionalidades como controle de dados, segurança e sistemas de busca. Ou seja, nada de se perder entre uma versão e outra ou de passar horas tentando encontrar um arquivo, sem sucesso.
Captura de arquivos
Outra função vinculada aos softwares de GED é a captura de arquivos em formatos variados, incluindo a migração do meio físico para o eletrônico, a partir do processo de digitalização.
Segmentação dos registros
Um ponto fundamental da gestão eletrônica de documentos é a segmentação a partir de categorias. Elas podem ser definidas pela própria empresa e devem seguir critérios de rastreabilidade que garantem economia de tempo no momento de realizar uma busca.
Níveis de acesso aos documentos
Não é porque os arquivos estão disponíveis em meio digital que todos eles precisam ter acesso liberado a qualquer pessoa – muito pelo contrário. Aqui, entra a categorização de acordo com o nível de importância de um documento, que pode incluir cuidados adicionais de acesso, como senha ou liberação apenas para perfis específicos, como gerentes e coordenadores.
Vantagens da gestão eletrônica de documentos
As razões para realizar a gestão eletrônica de documentos são muitas. Confira só as principais delas:
- Acesso imediato e remoto a informações da empresa
- Preservação do patrimônio documental
- Transparência no compartilhamento de dados
- Liberação do espaço físico antes ocupado por arquivos
- Controle do fluxo documental
- Organização lógica dos arquivos
- Definição de processos para classificar, avaliar, transferir, guardar e eliminar documentos
- Preservação do meio ambiente a partir da redução de consumo do papel.
Para quem atua no setor de Recursos Humanos de uma empresa, a GED pode ser especialmente útil. Além disso, desde a criação da Lei 13.874/2019, que trouxe alterações à legislação trabalhista, toda a documentação em formato digital passa a ter o mesmo valor jurídico da versão física.
Para que sejam garantidas a autenticidade e a integridade, porém, a assinatura precisa ocorrer a partir de certificação digital que siga o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Como utilizar a gestão eletrônica de documentos?
Para implementar o processo de gestão eletrônica de documentos em uma empresa, é possível seguir dois caminhos. Confira, abaixo, quais são eles e em quais situações são indicados.
GED por conta própria
Caso o volume de documentos manejados na empresa não seja tão alto e não exista a necessidade de um sistema mais complexo, é possível iniciar a GED com recursos internos.
O primeiro passo é formar um grupo de pessoas responsáveis pela seleção e categorização dos documentos, além da definição de processos futuros. É preciso pensar, por exemplo, onde os arquivos vão ser armazenados e a partir de qual método de organização.
Uma ferramenta disponível é o Google Drive, que permite acesso remoto e sincronização em tempo real. Caso o volume de arquivos seja muito grande, pode ser necessário comprar espaço adicional.
Uma das vantagens do Google Drive é a integração com outras ferramentas Google, como o Gmail. Além disso, é possível criar controles de acesso.
GED com empresa especializada
Para empresas maiores, com demandas mais complexas e frequentes, pode ser necessário contratar uma plataforma especializada no assunto. Nesse caso, é possível contar com um processo muito mais rápido e que oferece um número maior de recursos, incluindo a assinatura digital.
Aqui, o principal cuidado é ter atenção na hora de escolher a prestadora de serviço: avalie o valor, as funcionalidades e o suporte oferecido.
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