9 ações para fazer um onboarding memorável para os novos funcionários

O onboarding transforma seus funcionários recém-contratados em talentos promissores para a empresa desde o primeiro dia de trabalho. Trata-se de um processo de integração planejado para receber, familiarizar e preparar o novo colaborador para atingir seu potencial máximo o mais rápido possível.

Além de disparar a retenção de talentos em 82% (Glassdoor), a recepção adequada dos novos funcionários garante mais produtividade, motivação e engajamento. Mas, para ter esse retorno, você precisa de um onboarding bem estruturado, com ações criativas e resultados mensuráveis, como veremos nos tópicos a seguir:

• O que é onboarding?
• Por que é importante fazer a integração de novos funcionários?
• 9 ações para fazer um onboarding memorável
• Previdência privada nos benefícios do onboarding.

Vamos à leitura essencial para planejar um onboarding e ter sucesso nas novas contratações.

O que é onboarding

Onboarding é um processo de integração realizado com colaboradores recém-contratados por uma empresa, com o objetivo de agilizar sua adaptação à cultura e métodos de trabalho. A palavra “onboarding” significa “embarcar”, representando a ação de trazer o profissional a bordo.

Mais do que um treinamento, o onboarding é planejado para proporcionar a melhor recepção ao novo talento, incentivar sua socialização e motivá-lo desde o primeiro dia na empresa. Assim, o colaborador atinge seu potencial máximo mais rapidamente e tem muito mais chances de permanecer engajado.

Se antes as empresas apenas faziam apresentações formais e levavam o recém-chegado para assinar a papelada, hoje esse processo está muito mais humano e estratégico, como veremos a seguir.

Onboarding e a retenção de talentos

O onboarding tem o poder de garantir a retenção de talentos, engajamento e produtividade já no primeiro mês de trabalho. De acordo com uma pesquisa da Glassdoor publicada em 2020 na Sapling, um processo de onboarding eficiente pode aumentar a retenção de novos talentos em 82%.

Já uma pesquisa realizada em 2017 pela Click Boarding e publicada na SHRM mostra que mais de 69% dos colaboradores tendem a permanecer em uma empresa por mais de três anos quando a experiência de onboarding é satisfatória. Além disso, as empresas com processos estruturados de integração podem alcançar uma produtividade 50% maior dos recém-contratados.

Ou seja: o onboarding encurta o caminho dos novos colaboradores até seu estado produtivo, além de reduzir drasticamente o turnover nos primeiros meses de contratação. Além disso, desperta a sensação de pertencimento e facilita a adaptação aos valores e métodos de trabalho da organização — sem falar na redução de custos com futuros treinamentos.

9 ações para fazer um onboarding incrível

Se você quer garantir a retenção de talentos e engajamento desde o primeiro dia na empresa, é melhor proporcionar um onboarding memorável para os novos colaboradores. Confira nossas dicas de ações para uma integração impecável.

1. Planeje a jornada do onboarding

O onboarding exige um planejamento completo e personalizado para cada cargo, prevendo cada passo do novo colaborador na sua jornada de integração. Para começar, você pode dividir o processo em marcos de 30, 60, 90 e 120 dias, por exemplo, definindo metas para cada etapa em um cronograma estruturado, como recomenda o especialista em RH Gregg Lindberg, da Lighthouse Organizational Development, em contribuição à Thinkwise.

Embora os primeiros três meses sejam os mais críticos, é fundamental pensar o onboarding como um processo de longo prazo, que só termina com o colaborador devidamente integrado, engajado e empregando todo o seu potencial no trabalho. Você pode criar um plano conforme o exemplo abaixo:

• Dia 1: recepção, entrega do kit de boas vindas, reunião com o líder, apresentação da empresa e rotinas do departamento pessoal
• Dia 2: definição do padrinho (mentor), reunião com a equipe, início do treinamento do onboarding com descrição de produtos, serviços e métodos de trabalho
• Dia 3: treinamento focado na função (responsabilidades, expectativas, metas)
• Dia 4: contextualização de projetos e tarefas da equipe
• Dia 5: almoço com o CEO, confraternização (happy hour) e solicitação de feedback sobre a primeira semana (reunião de check-in).

2. Comece o onboarding o quanto antes

De acordo com o relatório New Hire Momentum, publicado em 2018, pela Kronos, uma das práticas essenciais é começar o onboarding o mais rápido possível, ou seja, assim que o candidato aceita a oferta da empresa. Nesse momento, o profissional já pode ser orientado sobre o programa de integração da empresa e receber suas primeiras instruções.

Em alguns casos, as empresas optam por liberar o acesso à plataforma de onboarding e conteúdos de apresentação da empresa antes do início na função. Além disso, é importante descrever uma prévia da recepção para que o colaborador saiba o que esperar em seu primeiro dia — e fique menos ansioso.

3. Encante na apresentação da empresa

Além de recepcionar e integrar, o onboarding também tem o papel de encantar os novos talentos para que já cheguem motivados. Uma das melhores formas de apresentar a organização, sua cultura e valores é produzir um bom vídeo institucional que conte a história da empresa e traduza seus princípios em imagens de impacto.

No escritório, não pode faltar o tour pelas instalações e descrição das principais atividades de cada área. Um mapa virtual também pode ser uma boa ideia para ambientar o novo talento, se a empresa puder investir um pouco mais no onboarding.

4. Prepare um kit de boas-vindas criativo

O kit de boas-vindas é parte essencial do onboarding, e deve incluir tanto itens básicos quanto opções mais criativas. Na lista de materiais obrigatórios, podemos citar:

• Materiais de escritório como caneta, pendrive, agenda e bloco de notas
• Crachá de identificação, se necessário
• Manual do colaborador (guia com informações sobre as políticas de RH, benefícios, cultura da empresa, processos, etc.)
• Chaves necessárias
• Checklist com tarefas para as primeiras semanas.

Mas é possível ir além e acrescentar itens mais interessantes para impressionar os novos colaboradores, tais como:

• Uma carta de boas-vindas do CEO personalizada
• Brindes personalizados com a marca da empresa, como camisetas, moletons, squeezes, mouse pads, canecas, bottons, porta-óculos, etc.
• Livros de desenvolvimento profissional focados na carreira do novo colaborador.

5. Deixe a estação de trabalho pronta

Para os especialistas da Clear Company, uma das principais reclamações dos recém-contratados é a saga para conseguir permissões de acesso e equipamentos assim que chegam à empresa. Levando em conta que o primeiro dia é o principal marco do onboarding, ser recepcionado com a estação de trabalho pronta para ser usada faz toda a diferença.

Logo, você deve providenciar os seguintes itens para a chegada do novo colaborador:

• Login e senha provisórios de todos os sistemas que o novo talento precisa acessar
• Notebook ou desktop devidamente configurado, com todos os softwares necessários para a função
• Mesa organizada já com o kit de boas-vindas.

Além de mostrar ao recém-chegado que a empresa leva a sério o processo de integração, esse preparo também permite que o profissional comece a produzir o quanto antes — lembrando que todo colaborador chega à empresa ansioso para executar suas funções e mostrar sua capacidade.

6. Garanta uma recepção memorável

Além de preparar a estação de trabalho e a documentação, a empresa também precisa garantir que as pessoas estejam prontas para receber o novo colaborador no primeiro dia. Afinal, um dos principais desafios do onboarding é proporcionar uma recepção memorável e fazer o profissional se sentir acolhido, agilizando a socialização desde o início.

Por isso, é importante avisar desde a recepcionista até os colegas de equipe e de outras áreas (e não somente o gestor responsável). Além disso, é possível aplicar algumas dicas criativas da consultoria SHRM para tornar o momento ainda melhor:

• Gravar vídeos de boas-vindas dos colegas e exibi-los no primeiro dia
• Fazer uma placa de boas-vindas personalizada e deixar sobre a mesa
• Anunciar a chegada do colaborador com uma foto e perfil nas mídias internas da empresa
• Incluir presentes e mimos como bombons, flores, lembranças e até vale-presentes.

7. Nomeie um responsável para acompanhar o colaborador

Na pesquisa da Kronos, duas das principais atividades de onboarding das empresas são “definir um colaborador-parceiro” e “nomear colegas mentores”. São os famosos “padrinhos” que ficam responsáveis por acompanhar o profissional recém-chegado e orientá-lo durante as primeiras semanas na empresa.

Esses parceiros são fundamentais para ajudar na integração social do funcionário e detalhar a dinâmica real da empresa, já que boa parte dos processos escapam da esfera formal que o RH apresenta. Além disso, segundo uma pesquisa da HCI, publicada em 2020 na Sapling, 87% das empresas que adotam programas de apadrinhamento no onboarding conseguem acelerar a adaptação e treinamento do novo colaborador.

8. Defina metas e métricas de desempenho

O colaborador também deverá ser avaliado durante o onboarding, e é fundamental que ele saiba exatamente quais são suas metas e métricas de desempenho. Normalmente, os objetivos do primeiro mês estão ligados ao grau de integração e participação nos projetos, mas já é possível ter metas de performance mais claras a partir do segundo mês.

Se a empresa for adepta da tecnologia no RH, fica muito mais fácil mensurar os resultados do novo colaborador e o ROI do onboarding com a análise de dados.

9. Não economize no feedback

Para fechar, cada etapa do onboarding deve incluir uma série de feedbacks de líderes, colegas e demais pessoas que interagem com o colaborador. Na opinião de Ben Peterson, CEO de uma empresa de software de onboarding, as reuniões de feedback são fundamentais para garantir que o novo talento esteja confortável, adaptado e recebendo treinamentos adequados ao seu ritmo de aprendizagem.

Em contribuição à SHRM, ele ressalta que bons feedbacks são a melhor forma de fazer o colaborador alcançar seu nível máximo de produtividade o mais rápido possível.

Onze: previdência privada na lista do onboarding

A primeira impressão dos seus recém-contratados pode ser ainda melhor com um plano de previdência privada na lista de benefícios da empresa. Com os planos corporativos da Onze, você mostra a preocupação da empresa com a saúde financeira e patrimônio dos colaboradores, garantindo ainda mais lealdade e produtividade.

Assim, os novos talentos terão mais um motivo para se dedicar ao trabalho, com a certeza de que estão ingressando em uma organização comprometida com seu futuro pessoal e profissional.