Melhores práticas para organizar as rotinas administrativas do RH

Todo mundo entende que a área de recursos humanos é uma das mais importantes dentro de uma empresa. Seu papel vai além do trabalho de admitir ou demitir um colaborador porque envolve várias atividades estratégicas fundamentais para preservar o bem mais valioso de qualquer organização, o capital humano.

No entanto, organizar todas as demandas e responsabilidades é um dos maiores desafios dos profissionais desta área. Por isso, para ajudar na construção de uma melhor organização, apresentamos neste artigo quais as diferenças entre o setor de RH e o departamento pessoal, e boas práticas para otimizar as rotinas administrativas.

Confira e boa leitura!

Por que a gestão de pessoas é fundamental?

O capital humano, representado pelas pessoas, seus conhecimentos e experiências, é um dos bens mais valiosos de qualquer empresa. É também um dos pilares que garantem maior competitividade no mercado corporativo. Por conta disso, a maioria das empresas já compreende a importância de investir na gestão de pessoas para alcançar o sucesso.

Geralmente, esse trabalho é estruturado em duas diferentes áreas: Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP). Embora muitas pessoas, e inclusive empresas, não façam distinção e vejam ambos como um único setor, suas funções são bem específicas e diferem uma da outra.

Enquanto o RH é responsável pela gestão estratégica de pessoas e a parte humana, o DP administra os processos burocráticos dos colaboradores.

Mas, vale destacar que empresas de pequeno porte costumam ter equipes enxutas, que assumem simultaneamente tanto as demandas de RH quanto DP. De qualquer maneira, seja qual for o caso, a gestão de pessoas só será eficiente se for planejada e organizada.

Saiba quais são as principais rotinas administrativas

Para entender melhor o papel que as áreas RH e DP exercem na gestão de pessoas dentro de uma empresa, explicamos a seguir as principais rotinas administrativas de cada uma delas.

Recursos Humanos (RH)

Na prática, o RH desenvolve atividades focadas no desenvolvimento do capital humano, como organização de treinamentos, elaboração de plano de carreira e salários, ações de atração e retenção de talentos, desenvolvimento de líderes, entre outras tarefas.

O objetivo é contribuir com a motivação, engajamento e produtividade dos colaboradores. Para desempenhar essa função com eficiência, ter boa comunicação, saber ouvir e manter-se atualizado com as transformações da sociedade é imprescindível.

Departamento Pessoal (DP)

O time do DP é quem realiza registro de carteira, controla a folha de pagamento e benefícios, monitora carga horária, faz concessão de licenças médicas, aposentadoria e férias, desligamento de funcionários, e todas as demais demandas burocráticas. O ideal é que os profissionais desta área estejam por dentro da legislação trabalhista, e saibam como organizar documentos importantes como guias de INSS, FGTS, contratos, entre outros.

Como a tecnologia pode ajudar nas rotinas administrativas?

Nos últimos anos, os avanços tecnológicos colocaram à disposição do RH uma série de ferramentas que podem simplificar os processos burocráticos e torná-los mais práticos. No entanto, de acordo com um levantamento feito pela The Future of HR 2019, apenas 40% dos profissionais desta área estão tirando proveito dessas transformações.

Entre as novas tecnologias de RH que podem ser adotadas visando organizar rotinas, podemos destacar as soluções de computação na nuvem, ou Cloud Computing. Por meio das ferramentas, é possível armazenar os dados com maior segurança, permitindo ainda um acesso mais fácil de todos os gestores envolvidos.

Outra possibilidade são os softwares de recrutamento inteligente, que permitem mapear o perfil comportamental dos profissionais, cruzando-os com as características do candidato ideal pré-definido pela empresa. Além de garantir maior agilidade aos processos seletivos, o uso dessas ferramentas também proporcionam mais assertividade.

5 passos para melhorar as rotinas do RH

Pensando em ajudar profissionais de RH a organizarem melhor suas rotinas, listamos abaixo um passo a passo básico que pode trazer resultados para o setor.

1. Faça um planejamento

Identifique quais são as maiores necessidades da sua empresa com relação à gestão de pessoas, defina metas e objetivos que precisam ser alcançados, e a partir disso monte um plano com todas as ações que precisam ser desenvolvidas.

2. Organize os documentos

Mantenha todas as informações básicas dos colaboradores atualizadas, como dados cadastrais, cargos, data de admissão, contatos pessoais, salários, avaliação de desempenho, entre outros dados que ajudam a ter uma visão geral da empresa.

3. Automatize os processos

Invista em ferramentas tecnológicas que tornem os processos mais práticos, como softwares para controle de ponto, pagamento de folha, gerenciamento de férias, entre outros que já existem no mercado e têm sido cada vez mais usados pelo RH.

4. Revise os benefícios

Faça um mapeamento de todos os benefícios oferecidos, e verifique o quanto eles têm sido úteis para seus colaboradores. Com base nisso, reveja se todos devem ser mantidos, e quais podem ser adicionados para melhorar a retenção de talentos.

5. Fortaleça o recrutamento

Levante suas necessidades de mão-de-obra, defina as características de perfil ideal para cada um delas, e monte ações estratégicas voltadas para atração de talentos, visando evitar improvisos durante os processos seletivos.

Como a Onze pode ajudar na gestão de pessoas?

Mais do que um benefício, a Previdência Privada Corporativa oferecida pela Onze é uma solução voltada para empresas que buscam investir na valorização do colaborador. O benefício, que faz diferença na atração e retenção de talentos, ajuda a controlar as finanças e a reduzir o estresse financeiro dos colaboradores.

Para saber mais informações, entre em contato conosco e veja como podemos ajudá-lo na gestão de pessoas da sua empresa.